Comment se préparer à un Audit Compagnie ?
06/05/2024
Votre compagnie prévoit de procéder à un audit de votre agence et vous redoutez de devoir vous plonger dans une montagne de paperasse administrative à la recherche des documents qui justifieront la gestion exemplaire de votre cabinet ? Pas de panique ! Il existe une solution pour rendre ce processus à la fois simple et fluide, une solution qui rassurera votre compagnie et vous permettra d’aborder cet examen de manière sereine, en en faisant un dialogue constructif. Face à un audit compagnie, votre CRM SKY spécialisé dans la gestion des assurances sera votre fidèle allié.
Découvrez les 5 points clés qui vous permettront d’aborder cet audit en toute sérénité :
#1 la préparation,
Si votre compagnie ne vous a pas fourni un plan d'audit en amont, demandez-le-lui. Cela vous permettra de vérifier la disponibilité rapide de tous les documents dont elle a besoin. Il est probable qu'elle vous demande de lui fournir vos procédures internes, le dossier de formation du personnel, vos licences et agréments professionnels, vos rapports financiers, etc. Préparer ces documents en amont vous fera gagner un temps précieux le jour J.
# 2 Organisation de vos documents
Tout au long de l'année, assurez-vous que vos documents sont correctement organisés et hiérarchisés. Pour cela, un outil de GED intégré à votre CRM est indispensable. Il vous permettra de conserver une copie des contrats signés entre le courtier et ses clients, y compris les détails des services fournis, les conditions générales et les tarifs.
#3 Justification de votre conformité aux exigences légales et réglementaires :
Les courtiers en assurance sont tenus de se conformer aux vérifications KYC (Know Your Customer) et aux procédures de lutte contre le blanchiment d'argent. Le CRM SKY dispose d’un outil de contrôle des PPE et GEL des avoirs qui vous informe en temps réel de la situation de vos clients et vous alerte en cas de changement de situation.
#4 Disposer d’un registre clients et polices :
Il est fort probable que votre assureur vous demande un registre de vos clients, y compris les informations d’identification, le détail des comptes, ainsi qu’un registre des polices incluant primes, bénéficiaires et détails des risques. Grâce à votre CRM SKY, vous pourrez facilement extraire ces données pour les transmettre en toute transparence.
#5 Documentation de vos sinistres :
Vous devez être en mesure de fournir à votre compagnie les informations et les justificatifs attestant de la gestion de vos sinistres, tels que les constats, les coordonnées des intervenants, les conclusions des experts, les paiements de sinistres, etc. Un outil adapté tel que SKY vous permet de saisir ces informations de manière structurée et traçable.
En conclusion, lorsqu'un assureur vient auditer un courtier, ce dernier doit être prêt à fournir divers documents et informations pour démontrer sa conformité aux normes réglementaires et aux politiques de l'assureur. Investir dans un CRM spécialisé pour les intermédiaires d’assurance tel que SKY peut transformer la manière dont vous préparez l’audits de votre compagnie d'assurance. En consolidant les données, en simplifiant les processus et en améliorant la gestion du temps, SKY permet aux courtiers de se concentrer sur ce qu'ils font de mieux : servir leurs clients avec excellence tout en assurant une conformité totale aux normes réglementaires.
Avec SKY à vos côtés, préparez-vous à briller lors de votre prochain audit compagnie!